Même en tant que participant expérimenté, il est bon de faire de temps en temps un tour d'horizon des coûts de participation aux salons. Quels sont les coûts réalistes pour un stand, la location du stand, le personnel et la promotion supplémentaire, par exemple ?
Coûts de participation
De kosten van een beursdeelname zijn afhankelijk van een vele factoren. De meeste bepalende daarin zijn:
- Prix du mètre carré (location du stand) de l'exposition - ces prix varient entre 175 et 350 euros par m².
- Le salon est-il en France ou à l'étranger ? Une exposition à l'étranger augmentera (fortement) les coûts.
Bien qu'il soit difficile de répondre sans ambiguïté à la question de savoir ce que coûte une participation à une exposition (ceci parce qu'il existe un grand nombre de facteurs différents à prendre en compte), il existe certainement de bonnes directives. Cet article vous donne quelques lignes directrices sur la manière de calculer les coûts de participation à une exposition avec une certitude raisonnable et quelques conseils sur la manière d'économiser des coûts.
Pour comprendre les différents coûts liés à la participation à un salon professionnel, vous pouvez utiliser la formule suivante :
- 35 % des coûts sont liés à la location d'un emplacement de stand (m2)
- 35 % des coûts sont liés à la construction d'un stand
- 15 % des frais de personnel, y compris les frais de déplacement et de logement
- 15% pour la promotion/marketing autour du salon (mailings, publicités, cadeaux etc.)
Location du stand X 3 = prix total de la participation au salon
Pour obtenir une bonne estimation du coût total de votre participation au salon, utilisez le calcul approximatif suivant : Prenez le coût de la location de l’espace du stand et multipliez-le par 3.
Bien entendu, il s'agit là d'une ligne directrice. Il est basé sur la participation à des salons aux Pays-Bas ou dans les pays directement voisins. Dans ces pays, les coûts en termes de construction et conception de stand d'exposition sont comparables, de sorte que la formule ci-dessus s'avère tout à fait correcte.
Pour les expositions à l'étranger, les frais de déplacement et d'hébergement seront plus élevés. Dans certains pays, la construction du stand peut également être beaucoup plus coûteuse (par exemple, aux États-Unis, lisez ici ce qui concerne la participation à des expositions aux États-Unis).
Location de stand : coût par m²
Il n'est pas possible de participer à un salon professionnel sans louer des mètres carrés. Au Benelux, les coûts pour cela se situent entre 175 et 350 euros (salons commerciaux B2B). Cela signifie que pour un stand de 20 m2, vous payez en moyenne environ 5000 euros pour une "surface nue".
Selon la formule ci-dessus "loyer du stand X 3 = prix total", le coût de votre participation à un salon sera donc d'environ 15 000 euros.
Exemple de coûts pour la participation à une exposition de 20 m² :
- Location de stand 20m2 : (250 euros/ m²) : € 5000
- Construction du stand : (250 euros/m²) : € 5000
- Frais de personnel (coûts salariaux, y compris les frais de voyage et de logement) : € 2000
- Promotion autour du salon (mailings, annonces, primes, etc.) : € 2000
- Coût total : 15 000 euros
Coût de construction du stand d'exposition
Dans l'exemple ci-dessus, 35 % du coût total de la participation au salon est consacré à la construction du stand. En moyenne, un montant compris entre 200 €, - et 300 €, - euros par mètre carré est facturé pour la construction du stand. Dans la plupart des cas, cela vous permettra de réaliser quelque chose de correct et d’esthétique.
Bien entendu, il s'agit également d'une ligne directrice. Il existe également des stands d'exposition qui coûtent un multiple de ce montant. Parfois jusqu'à 1 000 euros par m². Dans ce cas, il s'agit généralement de conceptions prestigieuses au design très particulier.
D'autre part, le coût peut également être inférieur à 200 euros par m². C'est le cas si un stand modulaire est utilisé lors de plusieurs salons, ce qui permet de répartir l'investissement et de réduire le coût par salon.
De même, si l'on opte pour une "construction de stand standard", le coût de la participation au salon sera beaucoup moins élevé. Toutefois, l'aspect et l'effet de votre participation seront (beaucoup) plus faibles avec un stand standard.
Stands Modulaires
Conseil n°1 : utiliser des stands modulaires
Si vous exposez plusieurs fois par an, vous pouvez économiser beaucoup sur les coûts de construction et d'exposition de votre stand en le concevant sur la base d'un système de stand modulaire.
Comme ces systèmes (par opposition à la construction en bois) sont réutilisables et beaucoup plus rapides à construire, vous économisez à la fois sur les coûts de location ou d'achat et sur les coûts de construction.
Un autre avantage est que les stands modulaires sont "plus écologiques" et "plus durables" car ils peuvent être utilisés des centaines de fois.
Les stands d'exposition modulaires peuvent être achetés (ce qui est intéressant si vous allez les utiliser plus de 3 fois) ou loués.
Conseil n°2 : des stands d'exposition “self build”
Vous allez économiser encore plus si vous choisissez un stand que vous pouvez construire vous-même (en interne). Les coûts d'un constructeur de stand se composent en grande partie sur la base des heures travaillées. Vous les économiserez si vous construisez et démontez votre stand vous-même.
Examinez bien le système que vous choisissez pour votre stand, car tous les systèmes ne se prêtent pas de la même façon à l'auto-montage. Bien sûr, cela dépend aussi de la taille du stand et de la capacité et des compétences de votre équipe.
Réfléchissez également à la manière dont vous allez transporter votre stand. Certains stands et systèmes de stand peuvent être transportés (dans des valises) dans un break, tandis que pour d'autres stands, il faut vraiment un utilitaire.
Les économies réalisées avec un stand "self build" de 20 à 30 m², par exemple, peuvent facilement s'élever de 1 500 à 2 000 euros par participation.
Coûts de personnel ?
Vous pouvez bien sûr discuter de la part des coûts salariaux dans la rubrique "coûts de personnel".
Il est souvent avancé que les personnes impliquées dans l'exposition (marketing - ventes - installations) sont déjà employées et donc payées. C'est pourquoi les coûts salariaux ne sont pas ou seulement partiellement inclus dans le calcul des coûts. Que cela soit correct ou non, j'ai inclus ce poste dans le calcul.
Coûts de promotion
Pour obtenir un effet maximal de votre participation à l'exposition, il est fortement recommandé de faire de la promotion autour de votre présence sur le salon. Pensez aux invitations, aux courriels, aux annonces dans le catalogue de l'exposition, aux cadeaux à offrir, etc.
