Se préparer à participer à un salon professionnel implique beaucoup de travail. Surtout si vous avez peu d'expérience et ne savez pas à quoi vous attendre. Une bonne planification vous permet d'éviter de nombreux problèmes et de faire de meilleurs choix. Dans ce blog, nous vous donnons un plan pratique, étape par étape.
Planification de la participation au salon : 12 mois avant le salon
Un an avant le début d'une exposition, cela semble un peu tôt. Mais ne vous y trompez pas : une année passe vite et si vous attendez trop longtemps, vous serez en retard. Que pouvez-vous faire 12 mois avant l'exposition ? Sélectionnez-la ou les salons où vous voulez être l'année prochaine. Renseignez-vous sur le nombre de visiteurs, la typologie des visiteurs, l'histoire de l'exposition, les expériences des exposants précédents, etc. Utilisez ces informations pour décider pourquoi vous voulez ou non y assister. Etudiez à l'avance les retours sur investissements attendus (ROI) des différents salons professionnels ? Ces retours peuvent être à la fois directs (ventes, prospects) et indirects (notoriété de la marque, fonds de commerce). Faites également une première estimation du budget que vous souhaitez investir dans un salon professionnel. Quel sera le rendement des coûts ?
9/6 mois avant le salon
Environ 9 mois avant le salon, c'est le temps de prendre vos décisions. Choisissez-la ou les expositions où vous voulez vraiment être et réservez votre espace de stand. Réfléchissez à l'avance à la position que vous voulez adopter et faites un choix conscient. Déterminez également vos objectifs. Ceux-ci peuvent être différents pour chaque exposition et ses visiteurs. Établissez également un plan de communication, ou peut-être avez-vous un ancien plan que vous pouvez réutiliser. Plus vous communiquerez en amont sur votre participation, plus vous recevrez d'attention. Commencez donc au bon moment. Autre chose à faire : dresser la carte de votre concurrence. Quelles autres parties exposent au salon ou ont participé aux éditions précédentes ? Sachez qui vous affrontez dans la bataille pour attirer l'attention du visiteur. Si vous participez à une exposition internationale, portez une attention particulière à la logistique. Vous devrez peut-être faire expédier et construire un stand sur place. Prenez des dispositions à l'avance.
6 mois avant le salon
Avec un cadeau accrocheur, vous attirez les visiteurs sur votre stand d'exposition. Mais qu'est-ce qu'un cadeau original ? Pensez-y à l'avance et demandez des devis à différentes parties, afin de ne pas devoir le faire à la dernière minute. En outre, portez un regard critique sur votre stand d'exposition et sur les personnes que vous voulez toucher lors du salon. Assurez-vous que le design soutient votre message le plus important. En cas de doute, parlez-en à votre standiste et discutez des possibilités. Vous pouvez aussi toujours louer un stand. Gardez cette option à l'esprit. Lors d'un salon, vous souhaitez disposer de matériel imprimé et promotionnel à jour. Faites un inventaire pour savoir s'il est disponible ou si de nouveaux dépliants, brochures et affiches sont nécessaires. La rédaction, la conception et l'impression prennent du temps.
6/3 mois avant le salon
Le salon professionnel approche. Décidez environ 6 à 3 mois avant le salon des employés que vous souhaitez faire venir. Si vous souhaitez faire appel à du personnel externe, contactez un intermédiaire. Pour tirer le meilleur parti de votre participation au salon, vous pouvez faire former votre équipe de stand. Demandez des devis à différents formateurs, choisissez un formateur et prévoyez une date à laquelle votre équipe pourra participer. Vous souhaitez avoir un impact technique et audiovisuel sur votre stand ? Faites un inventaire pour savoir si vous disposez d'un équipement suffisant ou si vous devez le louer. Là encore, il est utile de demander plusieurs devis. Dans le cas des salons internationaux, vous devez prendre en charge les frais de déplacement et d'hébergement. Réservez un hôtel et des billets d'avion bien à l'avance. Plus vous attendez, plus les prix seront élevés. Commencez votre marketing post salon environ 12 semaines avant son ouverture. Préparez vos clients existants et nouveaux à votre participation au salon, par exemple via les médias sociaux, votre site web et votre newsletter électronique.
1 mois avant le salon
Augmentez la fréquence des actions de marketing avant le salon à l'approche de celui-ci et soyez toujours utile pour vos lecteurs, sinon ils abandonneront. Par exemple, offrez des billets gratuits pour le salon. Ou éveillez la curiosité en présentant en avant-première un produit ou un service que vous lancez lors du salon. Pensez également aux documents à envoyer après le salon, tels que les courriers électroniques de suivi et les brochures que vous pouvez envoyer aux parties intéressées après le salon. Si vous les faites à l'avance, vous pourrez réagir beaucoup plus rapidement après l'événement. De plus, vous serez toujours en tête des préoccupations des parties intéressées. Organisez une formation pour votre équipe d'exposition, afin qu'elle soit enthousiaste et motivée sur votre stand. Vérifiez tous les accords passés avec les intermédiaires et établissez un plan définitif. Prévoyez d'autres rencontres avec d'autres visiteurs, exposants et clients du salon. Lors d'un salon, il y a beaucoup de personnes de valeur dans un petit espace. Veillez à pouvoir entrer en contact avec les plus importants.
1 semaine avant le salon
Vous exposez à un salon international ? Discutez des derniers détails avec le transporteur de votre stand et les éventuels constructeurs de stands extérieurs. Assurez-vous que toutes les personnes concernées savent quand le matériel arrivera sur place. Prévoyez une réunion finale avec l'équipe de votre stand et assurez-vous que chacun sait ce qui lui est demandé. Conservez une liste de choses à faire et notez tout ce qui vous vient à l'esprit. Ce qui est noté sur papier ne sera pas oublié.
Pendant le salon
Sur le lieu du salon, préparez-vous bien pour l'événement et lisez attentivement les dernières instructions. Dressez une liste sur place - ou avant le début du salon - avec les coordonnées des principaux contacts. Assurez-vous également que la liste des coordonnées est à jour. Travaillez en réseau et prenez contact avec le plus grand nombre possible de personnes intéressantes. Rien ne vaut le facteur « bonne volonté », alors faites-vous voir et entendre. Profitez de votre présence pour faire des recherches sur la concurrence, ce qu’elle fait de bien ou moins bien. De plus, essayez de repérer les tendances et d'en prendre note. Lors d'un salon professionnel, vous aurez une excellente idée de ce qui se passe dans votre secteur. Pendant le salon, ne vous concentrez pas uniquement sur les ventes, mais essayez également de prendre contact avec les futures parties intéressées. Obtenez leurs coordonnées et contactez-les après le salon pour stimuler davantage leur intérêt.
Après le salon
Suivi des leads, par courrier, courriel, téléphone et lors d'un entretien personnel avec les contacts qui ont le plus de potentiel. Après votre participation au salon, examinez également d'un œil critique vos dépenses et votre budget prévisionnel. Sont-ils identiques ou y a-t-il des différences majeures ? Évaluez le succès du salon et si vous souhaitez y participer à nouveau l'année prochaine, en vous basant sur les données que vous aurez obtenues.
Une bonne planification est essentielle pour la réussite d'un salon professionnel
Lorsque vous prévoyez de participer à une exposition, ne vous précipitez pas. Commencez à vous préparer bien à l'avance et donnez-vous le temps de faire des choix conscients. Cela vous aidera à éviter le stress, à vous concentrer davantage sur vos objectifs et à tirer le meilleur parti de chaque euro que vous investissez. Ce plan pratique, étape par étape, vous permettra de prendre un bon départ.
